Cuando un Excel deja de ser suficiente
Hoy quiero hablar de algo que aprendes observando cómo trabajan las empresas por dentro.
Muchas aplicaciones reales nacen de un Excel.
Equipos de negocio, tecnología, ventas, diseño… da igual el área.
Si necesitan guardar datos, modificarlos, analizarlos, calcularlos o simplemente extraerlos, tarde o temprano acaban creando un Excel.
El problema empieza cuando ese Excel funciona.
Y cuando funciona, deja de ser una solución improvisada y empieza a convertirse en parte del proceso.
Del Excel a la aplicación
En la mayoría de los casos, alguien se da cuenta de que ese Excel tiene demasiada responsabilidad: demasiadas personas tocándolo, demasiadas dudas y demasiadas cosas dependiendo de él.
Algunos problemas o señales claras de que el Excel pide a gritos ser una aplicación son:
- Mucha gente depende del mismo archivo.
- Hay errores recurrentes.
- Hay versiones duplicadas.
- El conocimiento está en una persona.
- Hay cálculos difíciles de validar.
- Se necesita trazabilidad.
- Hay permisos distintos.
- Se copia y pega información entre sistemas.
- El Excel ya forma parte de un proceso de negocio.
Suele pasar que alguien pide a IT una aplicación para cubrir esa necesidad. Entonces nace un proyecto, producto empieza a ordenar y, después, diseño y desarrollo se suman al proceso.
Pero también hay excepciones:
Hay Excels que son perfectos como Excel
Hay Excels que son baratos, flexibles, rápidos y suficientes.
Convertirlos en aplicación puede ser sobreingeniería.
Debemos tener criterio para diferenciar cuándo un Excel está cumpliendo bien su objetivo de cuándo empieza a pedir una aplicación.
Esto aplica sobre todo a pequeños negocios que llevan mucho tiempo con su hoja de cálculo funcionando perfectamente para pedidos, stock, etc.
No todo Excel necesita convertirse en aplicación.
Pero algunos empiezan a mostrar señales claras de que ya no son solo una hoja de cálculo y se quedan cortos en funcionalidad.
Dos ejemplos personales
Te pongo dos ejemplos personales que utilizo a diario:
1. Mi Excel de cursos, libros y rutas de aprendizaje
Es el Excel que utilizo para seguir aprendiendo, registrando cursos, libros y artículos que tengo pendientes o que ya he realizado.
Lo tengo todo clasificado por temas, estado (Sin empezar / En curso / Finalizado) y con detalles de cada recurso.
Podría ser una aplicación. Mucha gente intenta organizar su aprendizaje entre cursos, libros, artículos y recursos sueltos.
Si algún día me da la vida, lo transformaré en una aplicación.
2. Mi Excel de finanzas personales
El clásico.
Una columna de “presupuesto”, otra de “gastado”, 12 columnas más para cada mes, filas con categorías y subcategorías: ocio → restaurantes, etc.
No sé si apps como Fintonic empezaron así, pero no me cuesta imaginar que muchas aplicaciones de finanzas personales nacen de una necesidad parecida.
¿Qué quiero transmitir con todo esto?
Muy simple, y muy relacionado con estar alineados con negocio como desarrolladores:
Puede que el primer paso sea observar las necesidades de los demás y empezar a desarrollar cierta mentalidad de producto.
Quizás un Excel funcione para siempre según la necesidad, pero no suele ser así. En la mayoría de casos, en algún punto se empieza a quedar pequeño.
Y si eso pasa, debemos ser capaces de acompañar al usuario desde lo que tiene en la cabeza hasta lo que realmente necesita. Y eso empieza bastante antes de escribir código.
Muchas veces detectar la necesidad es más importante que construir la solución.
A veces el producto no empieza con una gran idea.
Empieza con alguien forzando un Excel porque no tiene nada mejor.